¶ Benutzer
Um auf die Benutzerverwaltung zuzugreifen, wählen Sie im Navigationsmenü Administration > Benutzer. Dieser Menüpunkt ist nur dann verfügbar, wenn Sie in der ausgewählten Organisation die Administratorrolle haben, die neben Ihrem Benutzernamen in der oberen, rechten Ecke angezeigt wird.
Im TecCom Portal stehen zwei verschiedene Benutzer Rollen zur Verfügung:
- Benutzer
- Administrator
Abhängig von der zugewiesenen Rolle hat der Benutzer rollenspezifische Standardberechtigungen. Beispielsweise werden abhängig von der Rolle des Benutzers Menüpunkte angezeigt oder bestimmte Funktionen zugelassen. Zusätzlich können für die Rolle Benutzer die Berechtigungen pro Organisation angepasst werden.
Sie können das TecCom Portal an Ihre Unternehmensstruktur anpassen, indem Sie frei über die Zuordnung von Benutzern und Administratoren in den Organisationen entscheiden. Es können verschiedene Konstellationen abgebildet werden. Für jede Organisation ist eine eigene TecCom-ID erforderlich.
In der Benutzerverwaltungsansicht kann ein Administrator:
- eine Liste aller Benutzer anzeigen, die zu dieser Organisation gehören
- Benutzerprofil anzeigen und ändern
- Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten
- einen neuen Benutzer zu dieser Organisation hinzufügen
- Hinzufügen mehrerer Benutzer zu dieser Organisation durch Importieren einer Benutzerliste aus einer csv-Datei
- einen Benutzer aus einer Organisation entfernen
¶ Liste der Benutzer
Die Benutzerliste bietet einen Überblick über alle Benutzer, die zu Ihrer ausgewählten Organisation gehören, mit ihren persönlichen Daten, E-Mails und Telefonnummern. In der Spalte Organisationen können Sie sehen, zu welchen anderen Organisationen, in denen Sie eine Administratorrolle haben, der Benutzer gehört. Ein neben dem Organisationsnamen angezeigtes Administratorsymbol zeigt an, dass der Benutzer in dieser Organisation eine Administratorrolle hat.
Für einen leichteren Zugang zu einem gewünschten Benutzerprofil sind in jeder Spalte Filter- und Sortierfunktionen vorhanden. Außerdem können Sie im unteren Bereich der Liste die maximale Anzahl der Einträge, die auf der Seite angezeigt werden, anpassen.
¶ Einen Benutzer hinzufügen
Jeder Administrator einer Organisation kann der Organisation neue Benutzer hinzufügen.
Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen, müssen Sie dies tun:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche +Benutzer hinzufügen in der Liste der Benutzer.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein. Um eine falsche Eingabe der E-Mail-Adresse zu vermeiden, geben Sie sie erneut ein und wählen Sie anschließend Weiter.
- Geben Sie die persönlichen Daten des neuen Benutzers ein: Vorname, Nachname und Telefon.
- Wählen Sie: Kultur für Datum-Uhrzeit- und Zahlenformate, Zeitzone des Benutzers und Sprache, die für die Korrespondenz mit dem Benutzer verwendet werden.
- Wählen Sie schließlich Rolle und Berechtigungen. Bitte beachten Sie, wenn Sie dem Benutzer eine Administratorrolle zuweisen, werden dem Benutzer automatisch alle Berechtigungen erteilt, die in diesem Fall nicht entfernt werden können. Für die Rolle Benutzer ist es möglich, eine Auswahl spezifischer Berechtigungen zu treffen. Die folgenden Berechtigungen können für den Benutzer festgelegt werden: *Listenpreise anzeigen, Nettopreis anzeigen, Empfangene Dokumente anzeigen, Journal anzeigen, Transaktionen anzeigen, Anfragen & bestellen anzeigen und e-Invoices anzeigen.
- Wählen Sie Speichern, wenn Sie fertig sind.
¶ Benutzer importieren
Das TecCom Portal bietet Administratoren auch die Möglichkeit, einer Organisation gleichzeitig mehrere Benutzer (bis zu 100) hinzuzufügen. Dies kann bequem durch Importieren der Benutzerliste aus einer csv-Datei erfolgen.
Um Benutzer aus einer csv-Datei zu importieren, müssen Sie folgendermaßen vorgehen
- Laden Sie einfach eine csv-Vorlage herunter und füllen Sie sie mit den erforderlichen Daten: E-Mail, Vorname, Nachname und Telefon (optional). Speichern Sie diese Datei lokal ab. (Die Datei kann bis zu 100 Benutzer mit eindeutigen E-Mail-Adressen enthalten.)
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Importdatei auswählen, um Ihre Importdatei zu suchen und hochzuladen. Wenn der Upload erfolgreich ist, wird Ihnen die Liste aller Benutzer aus der Importdatei angezeigt. Wenn der Upload nicht erfolgreich war (z.B. wenn Sie keine Daten in der Importdatei haben oder Ihre Importdatei falsch formatiert ist), erhalten Sie eine Nachricht, die angibt, was schief gelaufen sein könnte. Wenn das TecCom Portal während des Upload-Prozesses feststellt, dass Sie versuchen, einen Benutzer zu importieren, der bereits in der Organisation existiert, wird dieser Benutzer mit einem roten Fehlerausrufezeichen angezeigt und nicht importiert.
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- Überprüfen und konfigurieren Sie die Benutzereinstellungen (Sprache, Kultur, Zeitzone, Rolle und Berechtigungen), die für alle erfolgreich importierten Benutzer verwendet werden
- Nachdem Sie die hochgeladenen Benutzer und ihre Benutzereinstellungen überprüft haben, wählen Sie Speichern.
¶ Details der Benutzer
Ein Administrator einer Organisation hat die Möglichkeit, detaillierte Informationen über jeden Benutzer, der zu seiner Organisation gehört, einzusehen, indem er auf einen Benutzereintrag in der Liste der Benutzer klickt.
In der Ansicht Details der Benutzer können Sie:
- persönliche Daten des Benutzers anzeigen und aktualisieren, wie z.B. Vorname, Nachname, Telefon
- anzeigen und aktualisieren von Kultur und Zeitzone
- sehen, welchen Organisationen, in denen Sie eine Administratorrolle haben, dem Benutzer zugeordnet sind
- benutzerspezifische Rolle und Berechtigungen anpassen
- einen Benutzer aus einer Organisation entfernen
Wenn Sie Änderungen an den Benutzereinstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie einfach mit Speichern.
¶ Entfernen eines Benutzers aus einer Organisation
Um einen Benutzer aus einer Organisation zu entfernen, muss der Administrator die Ansicht Details des Benutzers öffnen und in der Bereich Organisation & Rollen** auf die Schaltfläche für die gewählte Organisation klicken.
Hinweis! *** Wenn Sie die letzte Organisation eines Benutzers entfernen, wird sein Benutzerprofil aus dem TecCom Portal entfernt. Wenn ein gelöschter Benutzer wieder Zugang zum TecCom Portal erhalten möchte, muss der Benutzer neu angelegt werden.